So funktioniert es

Ein Auftrag, sechs Schritte, eine Akte.

Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – nichts wird doppelt erfasst, jede Zahl hat ihren Ursprung. So sieht der Weg vom Anruf bis zum Steuerberater in Bauakten.online aus.

1
Anfrage, Kunde, Projekt

Ein Anruf, eine Mail oder eine Ausschreibung: Sie legen den Kunden an (oder finden ihn in der Kundenakte mit allen offenen Vorgängen) und eröffnen das Projekt mit Adresse des Bauvorhabens und Beteiligten. Rückrufe und Telefonnotizen landen direkt am Kontakt.
- Kundenakte mit offenen Angeboten, Rechnungen, Aufgaben
- Projektbeteiligte: Bauherr, Architekt, Nachunternehmer
- Rückrufe & Telefon als Team-Übersicht
2
Angebot kalkulieren

Leistungsverzeichnis per GAEB importieren oder frei aufbauen. Positionen mit Katalogartikeln und Stücklisten hinterlegen, Preise aus früheren Projekten übernehmen, Zu- und Abschläge setzen. PDF mit Ihrem Briefpapier, Versand per E-Mail aus der App.
- GAEB X83/D83, freies Angebot, Angebotsbausteine
- Open Masterdata für Live-Preise vom Großhändler
- Nachfass fälliger Angebote mit einem Klick
3
Auftrag, Planung, Material

Aus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung. Das Büro plant den Einsatz auf der Plantafel oder der Karte, der Monteur sieht ihn in „Meine Aufträge“. Material geht aus der Kalkulation in den Bestellpool und nach Freigabe per UGL oder ELBRIDGE an den Großhändler.
- Verfügbarkeitsprüfung: Person, Gerät, Material
- Mitnehmen-Liste und Checkliste am Serviceauftrag
- Bestellpool mit Freigabe, nichts geht still raus
4
Baustelle dokumentieren

Auf der Baustelle zählt Tempo: Tagesbericht mit Stichpunkten (die KI formuliert aus), Fotos, Wetter automatisch, Unterschrift des Auftraggebers. Mängel und Aufgaben als Pin auf dem Plan. Behinderung? Die Anzeige nach VOB/B geht als PDF raus – das Büro bekommt eine Push-Nachricht.
- Offline-Warteschlange für Fotos und Berichte
- Checklisten mit Pflichtfotos, Begehungsmodus
- 164 Musterschreiben nach VOB/B und BGB
5
Zeit, Lager, Aufmaß

Monteure stempeln Kommen, Pause, Projektwechsel und Feierabend am Handy. Entnahmen aus dem Fahrzeuglager laufen per Barcode, Lieferscheine per Foto. Das Aufmaß entsteht mit Mengenansätzen und Belegen – prüfbar nach VOB/B § 14.
- Zeitkonto, Abwesenheit, Korrektur mit Grund
- Bewegungsjournal, Inventur, Mindestbestand
- Raumscan mit dem Handy, Wandansicht zum Messen
6
Rechnung und Steuerberater

Abschlags- und Schlussrechnung aus Aufmaß und Regieberichten, kumuliert und mit XRechnung-Feldprüfung. Mahnlauf und offene Posten im Controlling, Nachkalkulation je Position, Cockpit mit Deckungsbeitrag. Am Monatsende der DATEV- oder Lexware-Export – und alles liegt archiviert mit Frist und Siegel-Kopie.
- Gutschrift mit Pflichtbezug, Mahnlauf in drei Stufen
- Eingangsrechnungen mit Dreierabgleich
- Prüfungs-ZIP mit Hashliste für die Betriebsprüfung