Worum es geht
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland gesetzlich verankert (§ 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes). Eine E-Rechnung ist dabei nicht einfach ein PDF per E-Mail, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, ab Profil EN 16931).
Für Handwerksbetriebe bedeutet das in zwei Stufen:
| Zeitpunkt | Pflicht | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Empfangen von E-Rechnungen | alle inländischen Unternehmen – auch Kleinunternehmer |
| ab 1. Januar 2027 | Versenden von E-Rechnungen im B2B | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr |
| ab 1. Januar 2028 | Versenden von E-Rechnungen im B2B | alle übrigen Unternehmen |
Die Übergangsregelung erlaubt bis Ende 2026 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen, wenn der Empfänger zustimmt. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst; öffentliche Auftraggeber verlangen schon seit 2020 die XRechnung mit Leitweg-ID.
Wichtig für den Betrieb: Die Empfangspflicht gilt bereits. Ein E-Mail-Postfach reicht formal aus – aber nur, wenn Sie die XML-Daten auch archivieren und auswerten können. Ein ZUGFeRD-PDF sieht aus wie eine normale Rechnung; maßgeblich sind trotzdem die eingebetteten XML-Daten.
Was eine E-Rechnung enthalten muss
Die Norm EN 16931 definiert Pflichtfelder, darunter:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- vollständige Angaben zu Rechnungssteller und -empfänger inklusive USt-IdNr. oder Steuernummer
- bei öffentlichen Auftraggebern: Leitweg-ID des Empfängers (Format: Grobadressierung, optionale Feinadressierung, Prüfziffer, z. B.
04011000-12345-67) - Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis je Position
- Steuersätze und -beträge, Gesamtbeträge
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
Für Bauleistungen kommen Besonderheiten hinzu: Abschlagsrechnungen mit Bezug auf frühere Rechnungen, Sicherheitseinbehalte, § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer. Diese Fälle lassen sich in XRechnung abbilden, verlangen aber saubere Stammdaten.
Typische Stolpersteine im Handwerk
- Falsche oder fehlende Leitweg-ID bei Kommunen und Landesbehörden – die Rechnung wird abgewiesen.
- Kumulierte Abschlagsrechnungen ohne Bezug auf die vorherigen Rechnungen.
- Rechnungsempfang ohne Archiv: Die XML-Datei muss im Original aufbewahrt werden (GoBD), nicht nur der Ausdruck.
- Gemischte Kunden: Privatkunden bekommen weiter PDF oder Papier, Firmenkunden ab 2027/2028 E-Rechnung – die Software muss beides können.
- Skonto und Nachlässe als Freitext statt als strukturierte Felder.
So bereiten Sie den Betrieb vor
- Stammdaten prüfen: USt-IdNr., Steuernummer, Bankverbindung, bei öffentlichen Kunden die Leitweg-ID im Kundenstamm hinterlegen.
- Belegfluss klären: Wo gehen eingehende E-Rechnungen hin? Wer prüft sie gegen Bestellung und Lieferschein? (Stichwort Dreierabgleich.)
- Archiv: Eingangs- und Ausgangsrechnungen revisionssicher ablegen – mit Version, Prüfsumme und Aufbewahrungsfrist.
- Steuerberater einbinden: Welches Format erwartet die Kanzlei (DATEV-Export, Belegbilder, XML)?
- Software prüfen: Kann sie Pflichtfelder validieren, bevor die Rechnung rausgeht?
So unterstützt Bauakten.online
Im Rechnungs-Studio prüft Bauakten.online die XRechnung-Pflichtfelder – Leitweg-ID (inklusive Formatprüfung), Rechnungsdatum, Empfänger, Rechnungsnummer und Positionen – und zeigt Lücken an, bevor Sie die Rechnung freigeben. Abschlags-, Schluss- und Vollrechnungen werden kumuliert geführt, Gutschriften verweisen immer auf eine Rechnung. Freigegebene Rechnungen bekommen eine Siegel-Kopie mit Aufbewahrungsfrist, Eingangsrechnungen laufen durch den Dreierabgleich, und der DATEV- oder Lexware-Export bringt alles zum Steuerberater.
Den aktuellen Stand der XRechnung-/ZUGFeRD-Ausgabe erfragen Sie bitte bei uns – wir nennen Ihnen den Funktionsumfang und die Roadmap offen.
Quellen und weiterführende Hinweise
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen) in der Fassung des Wachstumschancengesetzes
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG
- Norm EN 16931 und der Standard XRechnung der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Prüfen Sie Fristen und Pflichten für Ihren Betrieb mit Ihrer Steuerberatung bzw. Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt.