Projektakte und zentrale Akte
In jedem Projekt steht links die Projektakte: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Aufmaße, Regieberichte, Bautagebücher, VOB-Schreiben, Protokolle, Checklisten, Baunotizen, Pläne und alle hochgeladenen Dateien – versioniert. Die zentrale Ansicht Dokumentenmanagement in der Menüzeile sucht mandantenweit und verwaltet den E-Mail-Import.
Neue Projekte bekommen automatisch die Ordner Eingang, Schriftverkehr, Vertrag, Ausführung und Abnahme. Uploads ohne Ordner landen im Eingang – wie bei einem klassischen DMS.
Wissensdatenbank
Texte aus PDF, TXT und E-Mails wandern beim Speichern zusätzlich in die projektbezogene Wissensdatenbank. Darauf greifen der KI-Assistent für VOB-Schreiben (Tagesberichte als Kontext) und der Projekt-Chat zu. Firmeneigene VOB/BGB-Muster pflegen Sie unter Firmendaten.
Aufbewahrung und Prüfung
Je Belegart gilt eine Aufbewahrungsklasse mit Frist ab Belegdatum oder Kalenderjahresende – voreingestellt, aber als Stammdaten änderbar, weil AO und HGB sich ändern. Papierkorb und Löschsperre verhindern vorzeitiges Löschen. Für die Betriebsprüfung exportieren Sie ein Prüfungs-ZIP je Projekt oder Firma mit Archivkopien, Index, Hashliste und Audit-Auszug. Eine Verfahrensdokumentations-Vorlage beschreibt, wie die App archiviert – zum Ergänzen durch Ihren Betrieb.