Belege, die aufeinander aufbauen
Jedes Projekt hat einen Nummernkreis: P-00003-AN1 ist das Angebot, -AB1 die Auftragsbestätigung, -RE1 die erste Rechnung, -GS1 eine Gutschrift. Aufmaß (AM) und Regiebericht (RB) liefern die Mengen und Stunden, aus denen die Rechnung entsteht. So bleibt nachvollziehbar, woher jede Zahl kommt – auch Monate später bei einer Rückfrage des Auftraggebers.
Das Rechnungs-Studio
Die Rechnungsmaske zeigt oben die Kopfdaten (Rechnungsdatum, Empfänger, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern), darunter die Positionen mit LV gesamt, kumuliert, EP netto und Betrag kumuliert. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Abrechnungsstand je Position. Offene, abgezeichnete Regieberichte schlagen sich selbst zur Übernahme vor. Unten steht der fällige Zahlungsbetrag mit MwSt und brutto.
Die XRechnung-Prüfung meldet fehlende Pflichtfelder, bevor die Rechnung rausgeht: Leitweg-ID (inklusive Formatprüfung nach KoSIT-Schema), Datum, Empfänger, Nummer, mindestens eine Position.
Forderungen, Mahnlauf, Verbindlichkeiten
Unter Controlling → Forderungen sehen Sie alle Kundenrechnungen mit Status offen, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig oder gemahnt. Der Mahnlauf kennt drei Stufen mit eigenen Texten, Fristen und einem Protokoll; bei Widerspruch pausiert er. Freigegebene Lieferantenrechnungen erscheinen als Verbindlichkeiten.
Übergabe an den Steuerberater
Der DATEV-Export (EXTF) und der Lexware-Export enthalten Buchungen und Debitoren; Gutschriften werden korrekt als solche übergeben. Freigegebene Rechnungen bekommen automatisch eine Siegel-Kopie in der Akte und die Aufbewahrungsklasse „Steuer“. Kostenarten, Kostenstellen und der Kostenträger Projekt liefern die Grundlage für Kosten-/Leistungsvergleiche und eine interne BWA – bewusst als interne Rechnung, nicht als Ersatz für die Buchführung Ihres Steuerberaters.